Uvoz

Uvoz klijenata iz Excel ili CSV datoteke

Priprema MiniCRM-a -------------------- Samo administratori mogu uvoziti podatke. Najprije stvorite bazu podataka u Excelu koju želite uvesti i načinite obvezne statuse i polja u MiniCRM-u. Ako je potrebno promijenite postojeće vrijednosti polja. ### Stvaranje statusa Statuse u odabranom modulu možete prilagoditi klikom na ikonu **ključa** pokraj Pipeline. Za dodatne informacije pogledajte: **[Prilagodba statusa (procesi)](/help/statuses/)** ### Postavke polja Ako polje ima vrijednost (ovisi o vrsti polja), trebate ga postaviti u skladu s uvozom. Upotrebom polja padajućeg popisa ili okvira za potvrdu primjerice, trebat ćete unijeti vrijednost koju je moguće pronaći i u tablici u MiniCRM-u. Za dodatne informacije pogledajte: **[Prilagodba polja](/help/fields/)** Snimanje podataka -------------------- Tijekom uvoza nazivi upisani u stupcima Excel tablice uvoze se kao polja u MiniCRM, a vrijednosti upisane u ćelije uvoze se kao vrijednosti polja. Tako svaki redak odgovara jednoj kartici klijenta, a svaki stupac odgovara polju u MiniCRM-u.
Prije izvoza je potrebno stvoriti nova polja i vrijednosti jer MiniCRM samo spaja podatke. Vrijednosti u Excel tablici i u MiniCRM-u trebaju biti pravilno napisane jer ako se međusobno razlikuju sustav neće moći prepoznati i spojiti podatke.
Ako postoji razlika u: - imenu vlasnika sustav ne može prepoznati koga postaviti vlasnikom - nazivu statusa, kartica će se uvesti u onaj status koji ste naveli kao zadani - vrijednosti polja, sustav će ostaviti / neće provjeravati vrijednost Ćelije smiju sadržavati samo vrijednosti, pa nemojte unositi veze do drugih ćelija, formule i slično! Za preuzimanje uzorka kliknite ovdje: **[Uzorak uvoza u MiniCRM](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2015/11/MiniCRM_Import_CR_AutoSalesV2.xls)** To download a normal module sample, click here: **[MiniCRM Normal Module Sample](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2015/11/MiniCRM_Import_CR_Normal.xls)** Struktura Excel tablica ------------------------ ### Naziv
Kako biste karticama dodijelili naziv stvorite (naziv stavke modula): polje Naziv. U modulu prodaje to će biti: Prilika: Naziv. Ako ne dodijelite naziv sustav će automatski dodijeliti naziv na temelju naziva tvrtke i zadane osobe za kontakt. Primjer: Primjer d.o.o. (Ivan Kovač).
### Vlasnik Vlasnika je moguće dodati svakoj kartici koja će biti dodana zasebno stvaranjem **(Naziv stavke modula)**: polje **Vlasnik** field. U **modulu prodaje** to će biti: **Prilika: Vlasnik**. Ako u stupac tablice Vlasnik unesete aktivnog korisnika taj korisnik bit će određen vlasnikom kartice. **Ako ne unesete vlasnika**, sustav će slučajno odabrati između aktivnih korisnika koji imaju pristup tom modulu i koji u svojem profilu imaju označenu mogućnost »Zadani djelatnik prodaje zadužen za nove klijente«. ### Statusi Za učitavanje kartica u različite statuse stvorite stupac u tablici **(Naziv stavke modula): Status** i unesite naziv potrebnog statusa u redak koji pripada klijentu. U **modulu prodaje** primjerice, to će biti **Prilika: Status**. ### Podaci tvrtke [1.1.] - **Tvrtka: Naziv poduzeća** (primjerice Primjer d.o.o.) - **Tvrtka: E-pošta ** (primjerice info@primjer.com) - kontaktu (ćelija) je moguće dodati još adresa odvojenih zarezom ili točka-zarezom. Pazite kako u jednoj ćeliji ne biste koristili oba znaka odvajanja već samo ili zareze ili točka-zareze. No ako ste u jednoj ćeliji koristili samo zareze u drugoj možete koristiti samo točka-zareze. - **Tvrtka: Vrsta e-pošte** (primjerice poslovna) - **Tvrtka: Telefon** (primjerice 087 017 001 615) - kontaktu (ćelija) je moguće dodati još brojeva telefona odvojenih zarezom ili točka-zarezom. Pazite kako u jednoj ćeliji ne biste koristili oba znaka odvajanja već samo ili zareze ili točka-zareze. No ako ste u jednoj ćeliji koristili samo zareze u drugoj možete koristiti samo točka-zareze. - **Tvrtka: Vrsta telefona** (primjerice poslovni) - **Tvrtka: Opis** (primjerice tvrtka srednje veličine s 12 zaposlenika…) - **Tvrtka: Webstranica** (primjerice www.primjer.com) - **Tvrtka: Djelatnost** (primjerice Konzalting) - **Tvrtka: Regija** ### Podaci o adresi [1.2.] - **Adresa1: Vrsta** (primjerice Uprava) - **Adresa1: Država** (primjerice Hrvatska) - **Adresa1: Poštanski broj** (primjerice 10000) - **Adresa1: Grad** (primjerice Zagreb) - **Adresa1: Adresa** (primjerice Preradovićeva 750) Adrese se dodaju tvrtci (a ne osobi za kontakt) ili, u slučaju privatne osobe, toj osobi. Vrijednosti ćelija tih stupaca bit će dodane sljedećim poljima kartice: ![01\_cegadatok](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/01_company_address_data.png) ### Uvoz više adresnih podataka [1.3.] Ako istodobno učitate više adresa potrebno ih je u Excel tablici povezati brojevima. Reci koji trebaju biti zajedno izgledaju ovako: - *Uprava:* ![02\_szekhely](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/02_address_headquarters.png) - *Adresa za slanje računa:* ![03\_szamlazasi\_cim](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/03_billing_address.png) Reci stupaca koji su povezani istim brojevima izgledaju ovako **[1.3.]**: ![05\_tobbcimadat](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/04_more_address.png) Klikom na strelicu pokraj polja **Vrsta adrese** moći ćete odrediti vrstu adresa. Nakon odabira obvezne vrste unesite odabranu vrijednost u stupac Excel tablice **Adresa1: Vrsta** ### Podaci osobe za kontakt [1.4.] - **Osoba1: Ime** (primjerice Ivan) - **Osoba1: Prezime** (primjerice Kovač) - **Osoba1: E-pošta** (primjerice ivankovac@primjer.com) - kontaktu (ćelija) je moguće dodati još adresa odvojenih zarezom ili točka-zarezom. Pazite kako u jednoj ćeliji ne biste koristili oba znaka odvajanja već samo ili zareze ili točka-zareze. No ako ste u jednoj ćeliji koristili samo zareze u drugoj možete koristiti samo točka-zareze. - **Osoba1: Vrsta e-pošte** (primjerice poslovna) - **Osoba1: Telefon** (primjerice 087 017 001 615) - kontaktu (ćelija) je moguće dodati još brojeva telefona odvojenih zarezom ili točka-zarezom. Pazite kako u jednoj ćeliji ne biste koristili oba znaka odvajanja već samo ili zareze ili točka-zareze. No ako ste u jednoj ćeliji koristili samo zareze u drugoj možete koristiti samo točka-zareze. - **Osoba1: Vrsta telefona** (primjerice poslovni) - **Osoba1: Radno mjesto** (primjerice Prodaja) Vrijednosti ćelija tih stupaca bit će dodano sljedećim poljima kartice: ![06\_kapcsolattarto](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/05_contact_person1.png) ### Uvoz više podataka osoba za kontakt [1.5.] Na karticu je moguće uvesti više osoba za kontakt. Njihove podatke povezujete brojkama. **Primjer:** - Zadana osoba za kontakt: ![07\_kapcsolat1](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/06_contact_1.png) - Druga osoba za kontakt: ![07\_kapcsolat2](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/07_contact_2.png) Nakon uvoza podaci osoba za kontakt prikazat će se na sljedeći način: ![10\_tobbkapcsolattarto](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/08_more_contact.png) U sustavu polje **Radno mjesto** je padajući popis koji sadrži različite vrijednosti. Nakon odabira potrebne vrijednosti možete je unijeti u **Osoba1:** stupca Excel tablice **Radno mjesto**. Vrste polja ------------- Postoje sljedeće vrste polja: - **[padajući popis](#dropdown) [2.1.]** - **[potvrdni okvir](#checkbox) [2.2.]** - **[okvir za tekst](#text_box) [2.3.]** - **[datum i vrijeme](#date_time) [2.4.]** - **[brojčano polje](#number_field) [2.5.]** ### Padajući popis [2.1.] **Naziv stupaca u Excel tablici trebaju biti jednaki poljima**, a ćelije trebaju biti ispunjene temeljem vrijednosti na padajućem popisu. Nije dovoljno samo stvoriti polje u sustavu, potrebno je odrediti vrijednosti. ![11\_lenyilo\_mezo](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/09_dropdown.png) ### Potvrdni okvir [2.2.] **Naziv stupaca u Excel tablici trebaju biti jednaki poljima**. Istodobno je moguće označiti više vrijednosti. Vrijednosti u ćelijama trebaju biti odvojene zarezom. Redoslijed vrijednosti je moguće obrnuti, a nakon zareza može se upisivati razmak. Nije dovoljno samo stvoriti polje u sustavu, potrebno je odrediti vrijednosti. Nije dopušteno u ovu vrstu polja upisivati samo brojeve, pa u tablicu napišite i riječi. ![12\_Jelolonegyzetek](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/10_checkbox.png) ### Okvir za tekst [2.3.] U ovu vrstu polja moguće je upisati bilo koju vrijednost pa je dovoljno stvoriti polje u sustavu; nije mu potrebno dodijeliti vrijednost. **Naziv stupaca u Excel tablici trebaju biti jednaki poljima** a sadržaj možete unijeti u ćelije. ![13\_szovegdoboz](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/11_text_box.png) ### Datum i vrijeme [2.4.] Datum treba upisati u sljedećem formatu: DD-MM-GGGG-HH:MM / 08-10-2014 10:00. Polja datuma i vremena treba stvoriti prije uvoza, no vrijednosti dobivaju tek tijekom postupka uvoza. ![14\_datum\_mezo](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/12_date_time.png) ### Brojčano polje [2.5.] **Naziv stupaca u Excel tablici trebaju biti jednaki poljima**, a u ćelije trebate unijeti brojeve. Također treba stvoriti polja prije uvoza. ![15\_egesz\_szam](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/13_number.png) Za dodatne informacije pogledajte: **[Prilagodba polja](/help/fields/)** Podržani formati --------------------- Uvoziti je moguće samo **.XLS, .XLSX, .ODS ili .CSV**. datoteke. Datoteka treba sadržavati **minimalno 3 stupca**. ### Stvaranje XLS i XLSX datoteke U programu **Microsoft Excel** kliknite na **Datoteka > Spremi**. ### Stvaranje ODS datoteke U programu **OpenOffice** kliknite na **Datoteka > Spremi**. ### Stvaranje CSV datoteke U programima **Microsoft Excel** i **OpenOffice** kliknite na **Datoteka > Spremi kao**. U aplikaciji **Google Disk** odaberite **Datoteka > Preuzmi kao > CSV**. MiniCRM prihvaća .CSV datoteke koristeći sljedeće kodne stranice: - Unicode - UTF-8 - ISO-8859-2 - ISO-8859-1 - Windows - MS-DOS Ako koristite operacijski sustav **Windows** i program **Microsoft Excel**, odaberite vrijednosti razdvojene zarezom (CSV). Ako koristite operacijski sustav **Apple OS X** i program **Microsoft Excel**, odaberite **Posebni formati / Windows razdvojeno zarezom** umjesto Uobičajeni formati / Vrijednosti razdvojene zarezom. Ako koristite operacijski sustav **Linux** i program **OpenOffice Calc** ili **LibreOffice Calc** odaberite **Tekst CSV (.csv)**. Ako je .CSV datoteka stvorena možete započeti uvoz. Sljedovi za automatizaciju -------------- Sljedovi za automatizaciju mogu biti povezani sa **statusima** i spremljenim **filtrima**. Prije početka uvoza provjerite hoće li na klijente koji će biti uvezeni utjecati aktivni sljedovi za automatizaciju ili ne te mogu li primati poruke ili ne. Ako je potrebno izmijenite sljedove za automatizaciju prije uvoza. FZa dodatne informacije pogledajte: **[Sljedovi za automatizaciju (e-pošta, SMS, zadatak)](/help/automated-follow-up/)** Sprječavanje neželjene pošte --------------- Adrese e-pošte mogu se uvesti u sustav kao **aktivne** i **neaktivne**. Adrese e-pošte pretplatnika na e-novosti u sustav će biti uvezene kao **aktivne**. Adrese e-pošte klijenata koji su otkazali pretplatu u sustav će biti uvezene kao **neaktivne**. Adrese e-pošte klijenata koji se još nisu pretplatili također će u sustav biti uvezene kao **neaktivne**.
Ako vaša baza podataka sadrži aktivne i neaktivne adrese e-pošte, načinite stupac Pretplata otkazana. Ako ćelija sadrži vrijednost (primjerice »Da«), sve adrese klijenata bit će uvezene u sustav kao Nije pretplaćen..
Za dodatne informacije pogledajte: **[Struktura Excel tablica](#Structureofexceltables)** Za aktivaciju adresa koje pripadaju kategoriji **Nije pretplaćen** potrebno je uporabom MiniCRM-a ručno poslati poruku e-pošte koja sadrži vezu za aktivaciju. Ako klijenti kliknu na vezu njihova adresa e-pošte postaje aktiviranom i primat će poruke e-pošte koje MiniCRM automatski šalje. (Moguće je ručno slati e-poštu adresama koje pripadaju kategoriji Nije pretplaćen.) Za slanje veze za aktivaciju trebate pisano ili usmeno dopuštenje klijenta. Ne smijete slati e-poštu s upitom za njihovo dopuštenje budući da se to također smatra neželjenom poštom (spam). Za dodatne informacije pogledajte: **[Neželjena pošta: Nulta tolerancija](/help/spam/)** Koraci tijekom uvoza ------------------ Za uvoz baze podataka klijenta kliknite na **[Novo…] > [Uvoz] [3.1.]** unutar odabranog modula. ![18\_importalas\_lepesei1](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/14_new_import.png) Koraci su sljedeći: 1. **[Odabir izvora](#Selectsource)** 2. **[Uvoz postavki](#Importsettings)** 3. **[Podudaranje polja](#Matchfields)** 4. **[Ispitivanje](#Test)** 5. **[Izjava o nepoželjnoj pošti (spam)](#Spamdeclaration)** 6. **[Završetak uvoza](#Finishimport)** Odabir izvora ---------------- ### Prijenos datoteka Moguće je prenijeti .XLS, .XLSX, .ODS ili .CSV datoteke klikom na vezu **Prenesi datoteku [4.1.]**.
Datoteka treba sadržavati najmanje 3 stupca i naziv radnog lista koji sadrži tekst. Ako datoteka ima više od jednog radnog lista, uvest će se samo prvi.
![19\_importalas\_lepesei2](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/15_upload_document.png) ### Kopiraj / zalijepi Ako kliknete na vezu **Kopiraj izravno iz Excel proračunske tablice** link **[4.2.]**, pojavit će se okvir za tekst **[4.3.]** u koji možete kopirati podatke izravno iz proračunske tablice (Microsoft Excel, OpenOffice, Google proračunska tablica). Odaberite tu mogućnost ako u sustav želite uvesti malu količinu podataka. Ako želite uvesti veliku količinu podataka odaberite mogućnost Prenesi datoteku.
Ne umećite tekstove koji sadrže znak tabulatora jer mogu prouzročiti pogreške tijekom uvoza.
Nakon završetka kliknite na **[Dalje >>] [4.4.]**. Uvoz postavki ----------------------- ### Status [5.1.] Možete postaviti **Status** klijenta. Ako želite uvesti klijente u različite statuse u Excel tablici stvorite stupac Status. Za dodatne informacije pogledajte: **[Struktura Excel tablica](#Structureofexceltables)** Ako ste stvorili stupac Status u tablici klijenti će biti uvezeni u status naveden u tablici, a ne u status postavljen u ovom polju. ### Aktiviranje e-pošte [5.2.]
Ako označite Aktiviraj e-poštu adrese će se u sustavuvesti kao aktivne. Ako prethodno niste dobili izričito dopuštenje od primatelja, nemojte označavati to polje.
### Identificirana radnja [5.3] Možete odrediti način rukovanja novim podacima nakon identifikacije adrese e-pošte klijenta ako tvrtka ili osoba već postoje u sustavu. Postoje 3 mogućnosti: - Svaki puta dodaj novu karticu - Ažuriraj dostupnu karticu - Poruka o pogrešci ako kartica već postoji Nakon završetka kliknite na **[Dalje >>] [5.4.]**. ![Importálás lépései](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/16_import_settings.png) Podudaranje polja ---------------- Možete spojiti naziv stupaca u Excel tablici i nazive polja u MiniCRM-u **[6.1.]**. Ako se radi o **padajućem popisu i potvrdnom okviru** nije dovoljno stvoriti polja u sustavu već trebate postaviti njihove vrijednosti. Za dodatne informacije pogledajte: **[Priprema MiniCRM-a](#Preparingminicrm)** Ako ste tijekom pripreme postavili vrijednosti možete nastaviti s uvozom klikom na **[Dalje >>] [6.2.]**. ![21\_importalas\_lepesei4](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/17_match_fields.png) Ispitivanje ----- Kako bi istražio probleme MiniCRM pokreće ispitivanje **[7.1.]**. Nakon toga je potrebno ispraviti pogreške i ponovno pokrenuti uvoz. Ako je sve u redu kliknite na **[Dalje >>] [7.2.]**. ![22\_importalas\_lepesei5](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/18_test.png) Najčešće poruke o pogrešci su sljedeće: ### »Neispravna vrijednost za odabir…« **Razlozi:** Pogreška u pisanju ili nedostaje vrijednost. Reci neće biti obrađeni tijekom uvoza. ### »Naziv tvrtke ili ime Kontakt1 nije pronađeno u ovom retku…« Obvezno je navesti naziv **tvrtke** ili **Osobe1**. Ako postoje stupci **Tvrtka:** u Excel tablici i neko od ćelija u stupcima sadrži vrijednost, sustav ispituje stupce **Tvrtka: Naziv poduzeća** Ako niti jedna ćelija ne sadrži vrijednost ili nema takvog stupca u tablici sustav ispituje ime Osobe1**. Ako ništa takvog ne postoji, ti reci neće biti obrađeni tijekom uvoza. ### Neispravan format e-pošte Redovi koji sadrže neispravne formate e-pošte neće biti obrađeni tijekom uvoza. ### E-pošta već postoji
Prilikom uvoza adresa e-pošte koje već postoje u sustavu nova kartica dodat će se postojećem kontaktu. Ako je adresa e-pošte koja se nalazi u Excel tablici jednaka adresi koja postoji u sustavu, ažurirat će se originalni kontakti. Brojevi telefona i adrese e-pošte su izuzetci jer se ne ažuriraju. Novi brojevi telefona i adrese uvest će se kao zadani, a postojeći će ostati isti.
Izjava o nepoželjnoj pošti (spam) ---------------- Trebate dati izjavu kako su vam vlasnici adresa e-pošte dali njihove kontakte i dopustili vam slanje skupne e-pošte te kako su dopuštenje dali vama, a ne trećoj strani. Za dodatne informacije pogledajte: **[Neželjena pošta: Nulta tolerancija](/help/spam/)** Ako prihvaćate uvjete i preuzimate odgovornost za poruke koje šaljete, označite ovo polje **[8.1.]**. ![25\_importalas\_lepesei6](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/19_spam.png) Uvezi ---------- Za uvoz podataka kliknite na tipku **[Uvezi]** **[8.2.]**. Klikom na vezu **Uvezeni klijenti [9.1.]** možete vidjeti nove kartice navedene u odabranom modulu. ![26\_importalas\_lepesei7](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/20_finish_import.png) Brisanje uvoza ----------------------- Na stranici **Uvoz** možete vidjeti uvoze tijekom jednog tjedna **[10.1.]** i možete ih poništiti klikom na **Izbiriši** **[10.2.]**. Brišu se samo kartice koje nakon uvoza nisu mijenjane. ![27\_import\_torlese](https://d26cfm2pfnephr.cloudfront.net/uploads/2014/12/21_delete_import.png)